Straipsniai · Atnaujinta 2026-07-28

Sąskaita faktūra individualioje veikloje: rekvizitai ir kada išrašyti

Klientas atsiuntė pavedimą — ar reikia jam ką nors išrašyti? O jei klientas ne įmonė, o žmogus? Ar būtina serija? Individualios veiklos sąskaitos faktūros taisyklės iš tikrųjų yra trumpos, tik išbarstytos po kelis teisės aktus. Štai jos vienoje vietoje.

Sąskaitą faktūrą išrašyti privaloma — ir įmonei, ir žmogui

Dažniausias mitas: „jei klientas paprastas žmogus, sąskaitos nereikia". Reikia. Individualią veiklą pagal pažymą vykdantis gyventojas, kuris nėra PVM mokėtojas ir kuriam neprivaloma naudoti kasos aparato, sąskaitą faktūrą privalo išrašyti visiems trims pirkėjų tipams:

• pirkėjui — gyventojui (privačiam klientui);
• pirkėjui — kitam individualios veiklos vykdytojui;
• pirkėjui — įmonei.

Jei esi registruotas PVM mokėtoju, vietoj paprastos sąskaitos faktūros išrašai PVM sąskaitą faktūrą (jos rekvizitus nustato PVM įstatymo 80 straipsnis). Kada PVM mokėtoju tapti privaloma — rašėme atskirai apie 45 000 eurų ribą.

Kitaip tariant, dokumentas nėra kliento malonės reikalas. Jis reikalingas ne tik pirkėjui — tai tavo pajamų įrodymas, kuriuo remsiesi metinėje deklaracijoje.

Privalomi rekvizitai

Bazinį sąrašą nustato Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 1 dalis. Privaloma apskaitos dokumento informacija (rekvizitai):

1. subjekto, atlikusio ūkinę operaciją, pavadinimas (vardas, pavardė), juridinio asmens kodas;
2. apskaitos dokumento parengimo data;
3. ūkinės operacijos turinys;
4. ūkinės operacijos laikotarpis arba data, jeigu dokumento parengimo data nesutampa su ūkinės operacijos data;
5. ūkinės operacijos rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška (nurodant mato vienetus, kai rezultatas kiekybinis);
6. apskaitos dokumento pavadinimas ir gavėjo pavadinimas (vardas, pavardė), juridinio asmens kodas — išskyrus atvejus, kai pagal mokesčių teisės aktus šis rekvizitas neprivalomas.

Prie šių bazinių rekvizitų prisideda mokestiniai reikalavimai iš Vyriausybės 2002 m. gegužės 29 d. nutarimu Nr. 780 patvirtintų taisyklių: sąskaitoje faktūroje turi būti serija ir numeris, pirkėjo pavadinimas (vardas, pavardė) ir kodas (asmens kodas), prekės ar paslaugos pavadinimas ir kaina. Numeracija turi eiti didėjančia seka — ne atsitiktiniai numeriai.

Praktikoje tai reiškia maždaug tokį rinkinį:

Dėl pažymos numerio. Įstatymo privalomų rekvizitų sąraše individualios veiklos pažymos numerio nėra. Vis dėlto jį verta nurodyti visada: įmonei pirkėjai jis parodo, kad pajamas gauna individualią veiklą vykdantis asmuo, kuris pajamų mokestį susimoka pats — todėl beveik visos įmonių buhalterijos šio numerio prašo. Vienas laukas išsprendžia daug susirašinėjimo.

Antspaudo ir parašo klausimas: atskiro reikalavimo turėti antspaudą nėra, o elektroninė sąskaita, atsiųsta PDF formatu el. paštu, yra visiškai normalus apskaitos dokumentas.

Kada išrašoma

Čia daugiausia klaidų. Sąskaita faktūra (ar PVM sąskaita faktūra) išrašoma prekių perdavimo arba paslaugos suteikimo momentu — nesvarbu, kurį apskaitos principą (pinigų ar kaupimo) taikai ir ar pinigai jau gauti.

Jei su klientu susitarei, kad atsiskaitys vėliau, tvarka tokia:

• paslaugos suteikimo momentu išrašai sąskaitą faktūrą ir joje nurodai, kad bus atsiskaityta vėliau;
• kai pinigai realiai ateina, pinigų gavimą įformina jau kitas dokumentas — mokėjimo pavedimas, pinigų priėmimo kvitas ir panašiai.

Praktinė išvada: sąskaitos data ir pinigų gavimo data dažnai skirsis, ir taip turi būti. Pajamas į žurnalą įrašai pagal savo apskaitos principą — pinigų principą taikantis gyventojas įrašą daro tada, kai pinigus faktiškai gauna.

O kvitas ir kasos aparatas?

Kasos aparatas individualioje veikloje privalomas ne visiems, o iš esmės prekybai: kai prekiaujama maisto ar ne maisto produktais pastatuose ar patalpose, kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuosiuose nameliuose, autoparduotuvėse. Tipiniam paslaugų teikėjui — psichologui, treneriui, kirpėjui, IT specialistui — kasos aparato reikalavimas paprastai netaikomas, o atvejus, kada jo naudoti neprivaloma, nustato atskiras Vyriausybės patvirtintas aprašas.

Jei kasos aparatą naudoti privalai, pirkėjui privaloma išduoti kasos aparato kvitą, o sąskaitą faktūrą — jam pageidaujant.

Grynųjų pinigų priėmimą, kai kasos aparato nėra, įformina pinigų priėmimo kvitas. Tai atskiras dokumentas nuo sąskaitos faktūros: sąskaita parodo, už ką skola atsirado, kvitas — kad pinigai gauti į rankas.

Ką daryti su išrašytomis sąskaitomis

Sąskaita faktūra pati savaime apskaitos neuždaro. Prie jos eina dar du dalykai:

• Pajamų–išlaidų apskaitos žurnalas. Duomenys apie gautas pajamas ir patirtas išlaidas į žurnalą įrašomi ne vėliau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos. Tai reiškia, kad liepos pajamos turi būti sužurnalintos iki rugpjūčio 31 d. — o ne kitą gegužę.
• Saugojimas — ne mažiau kaip 10 metų. Apskaitos dokumentai, registrai ir žurnalai saugomi teisės aktų nustatytą laiką, kuris šiuo atveju yra bent dešimtmetis. Popierinė dėžutė čia prastas planas; skaitmeninė kopija patikimesnė.

Vienas naudingas niuansas tiems, kas pasirinko 30 proc. sąnaudų normą: išlaidas pagrindžiančių dokumentų saugoti neprivaloma — juk išlaidos vis tiek neskaičiuojamos pagal faktą. Bet tai netaikoma pajamų dokumentams: išrašytos sąskaitos lieka privalomos ir saugomos. Kuo skiriasi normos ir faktinių išlaidų kelias, palyginome atskirame straipsnyje.

Trumpai

• Sąskaitą faktūrą išrašai visiems klientams — ir įmonėms, ir privatiems asmenims.
• Privaloma serija ir numeris, numeracija didėjančia seka.
• Išrašoma paslaugos suteikimo (prekės perdavimo) momentu, ne tada, kai ateina pinigai.
• Grynuosius įformina pinigų priėmimo kvitas; kasos aparatas privalomas iš esmės prekybai.
• Žurnalas pildomas iki paskutinės kito mėnesio dienos, dokumentai saugomi bent 10 metų.

Skaityk toliau: IDV mokesčiai 2026: kiek sumokėsi ir kiek liks tau · Kada deklaruoti individualios veiklos pajamas?